Новая сделка становится карточкой на вашей доске Trello, карточка, перенесённая в «готово», меняет этап сделки, а менеджер видит, где работа, не открывая доску.
Trello — там, где небольшие команды держат работу на виду: доска, несколько списков, карточки, которые двигаются слева направо. CRM — там, где живут клиент, сделка и деньги. Между ними обычно стоит человек, который после каждой продажи руками создаёт карточку, а потом спрашивает в чате, в каком она теперь списке. Подключение убирает этот шаг: сделка, дошедшая до согласованного этапа, становится карточкой в нужном списке с данными клиента, чеклистом и ссылкой на сделку; карточка, перенесённая в другой список, меняет этап сделки в CRM; комментарий к карточке попадает в историю клиента. Trello остаётся таким, каким его настроила команда, — подключение только создаёт карточки и следит, как они двигаются.
Вместе смотрим на ваш Trello: какие доски и списки участвуют, что обычно есть в карточке — метки, участники, чеклист, срок — и что из этого должно быть видно в CRM. Обычно участвует одна доска, а не всё рабочее пространство.
Названный пользователь с вашей стороны — обычно администратор доски — выпускает для подключения личный ключ доступа в настройках Trello. При выпуске он выбирает, что ключу разрешено (только читать или читать и писать) и на какой срок он действителен. Ключ можно отозвать в любой момент с той же страницы настроек.
Сопоставляем сделку с карточкой: название сделки — с заголовком карточки, клиента и ссылку на карточку в CRM — с описанием, менеджера — с участником карточки, этап CRM — со списком. Метки и сроки сопоставляем один к одному, чтобы доска выглядела так, как привыкла команда.
Договариваемся, что что запускает: сделка, дошедшая до согласованного этапа, создаёт карточку в первом списке; карточка, перенесённая в другой список, меняет этап сделки; карточка, заархивированная или перенесённая в «готово», закрывает шаг в CRM; комментарий к карточке копируется в историю клиента.
Настраиваем уведомления: Trello сам присылает подключению сообщение каждый раз, когда на выбранной доске что-то меняется — карточка создана, перенесена, прокомментирована или заархивирована, — поэтому ничего не нужно проверять руками. Каждое сообщение подписано Trello, и подключение проверяет подпись, прежде чем ему доверять.
Сначала запускаем подключение на копии доски, сверяем карточки, которые оно создаёт, с вашей привычной карточкой и только потом направляем на рабочую доску. Ваши списки, метки, правила автоматизации и Power-Ups остаются нетронутыми.
Сценарии автоматизации
01
Выигранная сделка становится карточкой в списке «Новые заказы»
Быломенеджер выигрывает сделку, открывает Trello, руками создаёт карточку, вставляет данные клиента и добавляет стандартный чеклист по памяти — а иногда карточка так и не появляется.
Сталокак только сделка отмечена выигранной, в «Новых заказах» появляется карточка с клиентом, согласованным объёмом, чеклистом и ссылкой на сделку; команда только берёт её в работу.
02
Карточка переходит в «Готово» — сделка тоже двигается
Былокоманда перетаскивает карточку в «Готово», а менеджер узнаёт об этом на следующий день, когда спрашивает клиент.
Сталокак только карточка попадает в «Готово», сделка в CRM переходит на следующий этап, и менеджер видит её в своём привычном списке дел — выставить счёт, попросить отзыв.
03
Комментарий к карточке попадает в историю клиента
Былокоманда пишет на карточке «клиент не прислал адрес», а менеджер видит это, только когда откроет доску.
Сталокомментарий копируется в историю клиента в CRM с автором и временем, менеджер читает его в привычном месте и сразу звонит клиенту.
04
Менеджер видит доску из карточки клиента
Былочтобы ответить «где мой заказ?», менеджер открывает Trello, листает доску и ищет карточку по имени клиента.
Сталокарточка клиента в CRM показывает, в каком списке карточка, кто на ней и когда срок, с прямой ссылкой на карточку — ответ занимает секунды.
Как это работает технически
Для тех, кто проверяет: каждый пункт ведёт на страницу официальной документации, откуда он взят.
Доступ к REST API Trello — через ключ API плюс токен пользователя; токен может читать и писать весь аккаунт, поэтому его держат в секрете.
Карточка — базовая единица Trello: у неё есть название, описание, метки, участники и история действий с комментариями; API читает, создаёт и редактирует доски, списки и карточки.
Вебхуки: каждый раз, когда меняется отслеживаемая доска, список или карточка, Trello делает HTTP-запрос на выбранный адрес; число вебхуков не ограничено.
Пользователь видит все приложения, которым дал доступ, и может отозвать их токен в настройках аккаунта; области действия токена — read, write и account.
Trello ограничивает, как часто к нему можно обращаться: не больше 100 запросов за 10 секунд для одного ключа доступа и 300 за 10 секунд для одного приложения, с гораздо более строгим лимитом на запросы об учётных записях участников; при превышении Trello отвечает ошибкой 429, поэтому массовые изменения идут порциями, а подключение строится так, чтобы ждать и повторять. Длинные списки — карточки, действия — приходят порциями не больше 1000, а запрос всех карточек доски вместе с полной историей может быть отклонён как слишком большой, поэтому историю читаем отдельно. Уведомления от Trello повторяются 3 раза, если наша сторона не отвечает (через 30, 60 и 120 секунд), и затем отбрасываются; если уведомления не доходят 30 дней подряд, Trello выключает их сам, а если ключ, к которому они привязаны, отозван или истёк, уведомления удаляются вместе с ним — поэтому мы следим за датой окончания ключа и за здоровьем принимающей стороны. Ключ доступа действует от имени человека, который его выпустил, и может читать и писать всё, что может он, поэтому советуем выпускать его от названного пользователя с доступом только к согласованной доске; если ключ когда-нибудь утечёт, его нужно немедленно отозвать в настройках Trello.
Скриншоты
Доска Trello: каждая карточка — задача; CRM может создавать карточки и видеть, когда они переходят между списками.Источник: trello.com ↗Внутри карточки Trello — участники, метки, срок и чек-лист; эти поля сопоставляются с карточкой клиента в CRM.Источник: trello.com ↗
Как начать
Три шага от первого сообщения до работы над вашим проектом.
01
Оставьте заявку
Опишите задачу в форме — текстом или голосом. Бюджет и сроки — по желанию.
02
Мы разбираем и оцениваем
Разработчик изучает ТЗ, уточняет непонятное и присылает оценку.
03
Начинаем
Как только объём и цена согласованы, начинаем работу.
Нет. Команда продолжает перетаскивать карточки на той же доске; подключение только создаёт карточки для новых сделок и следит, куда они двигаются. Единственное, что меняется, — новые карточки уже содержат данные клиента и ссылку на сделку, а менеджер видит состояние доски из CRM.
Подключение увидит все наши доски?
Ключ доступа видит всё, что видит выпустивший его пользователь, — так устроен Trello. Поэтому советуем выпускать его от названного пользователя, который состоит только в согласованной доске, а подключение настраиваем следить только за этой доской. Ключ можно отозвать в любой момент в настройках учётной записи Trello.
Что произойдёт, когда срок ключа доступа выйдет?
Trello перестаёт принимать подключение, а уведомления, привязанные к этому ключу, удаляются вместе с ним, поэтому карточки перестают двигаться между системами, пока не выпустят новый ключ и не настроят уведомления заново. Срок действия выбирают при выпуске ключа, поэтому мы вместе записываем дату и заранее договариваемся, кто перевыпускает ключ до её наступления.
Можно ли оставить наши правила Butler и Power-Ups?
Да. Подключение создаёт карточки и читает их движение так же, как это делал бы человек, поэтому ваши правила автоматизации и Power-Ups работают и с этими карточками. Мы только вместе проверяем, чтобы какое-то правило не перенесло новую карточку куда-нибудь неожиданно, прежде чем команда её увидит.
Расскажите, что нужно подключить
Опишите задачу текстом или голосовым. Мы посмотрим, что у вас есть, и ответим планом.
Trello — товарный знак правообладателя. CoreviaFlow не аффилирована с ним, если не указано иное. Скриншоты взяты из открытых материалов разработчика, источник — под каждым.