Выигранная сделка становится проектом в Asana, запрос клиента — задачей со ссылкой на его карточку, а менеджер видит ход задач в CRM, не спрашивая команду.
Asana — там, где живёт команда выполнения: проекты, задачи, разделы, дедлайны и кто что делает. CRM — там, где живут клиент, сделка и деньги. Между ними обычно стоит человек — аккаунт-менеджер, который после каждой продажи руками создаёт проект, перепечатывает договорённости, а потом в чате переспрашивает, сделана ли задача. Подключение убирает этого человека из середины: выигранная сделка открывает проект или задачу из вашего шаблона с уже вписанными данными клиента, запрос клиента становится задачей со ссылкой на карточку, задача, завершённая в Asana, отражается на сделке в CRM, а комментарий команды попадает в историю клиента. Команда продолжает работать в Asana, менеджеры — в CRM, и никто ничего не копирует.
Вместе смотрим на вашу Asana: какое рабочее пространство и проекты участвуют, какие разделы и собственные поля важны и какие из них должны быть видны в CRM. Обычно участвуют один-два проекта или один шаблон, а не всё рабочее пространство.
Ваш администратор Asana выбирает, как подключение входит. Для подключения, которое работает только для вашей компании, сама Asana предлагает простой путь: личный ключ доступа, выпущенный в консоли разработчика от имени названного пользователя. Для приложения, действующего от имени нескольких людей, Asana использует вход с явным согласием каждого из них.
Сопоставляем сделку с задачей или проектом: название сделки — с заголовком, клиента и ссылку на карточку — с описанием, менеджера CRM — с подписчиком, исполнителя в Asana — с ответственным, которого видно в CRM. Разделы и собственные поля Asana сопоставляем с этапами, которые вы хотите видеть на сделке.
Договариваемся, что что запускает: сделка, отмеченная выигранной, создаёт проект из вашего шаблона или задачу в выбранном проекте; запрос клиента, отмеченный в CRM, создаёт задачу; задача, завершённая в Asana, меняет этап сделки; комментарий к задаче копируется в историю клиента.
Настраиваем уведомления: Asana сама присылает подключению сообщение каждый раз, когда задача в выбранных проектах создана, изменена, завершена или прокомментирована, — поэтому ничего не нужно проверять руками. Сообщения фильтруем до событий, важных для CRM, поэтому подключение не тонет во всём, что происходит в Asana.
Сначала запускаем подключение на тестовом проекте, сверяем задачи, которые оно создаёт, с вашим шаблоном и только потом направляем на рабочие проекты. Ваши доски, таймлайны и правила внутри Asana остаются такими, как были.
Сценарии автоматизации
01
Выигранная сделка открывает проект из вашего шаблона
Былопосле каждой продажи аккаунт-менеджер руками создаёт проект в Asana, копирует чеклист из предыдущего и перепечатывает данные клиента — полчаса на клиента, и шаги теряются.
Сталокак только сделка отмечена выигранной, из вашего шаблона появляется проект с клиентом, согласованным объёмом, дедлайном и ссылкой на сделку; руководитель команды только назначает людей.
02
Запрос клиента становится задачей со ссылкой на карточку
Былоклиент пишет «замените, пожалуйста, логотип на баннере», менеджер пересылает это дизайнеру в чат, а через неделю никто не помнит, какой клиент и какой баннер.
Сталоменеджер отмечает сообщение как запрос в CRM, и в Asana появляется задача со словами клиента, ссылкой на карточку и именем менеджера; дизайнер открывает карточку и видит всю историю, прежде чем начать.
03
Задача завершена — менеджер видит это в CRM
Быломенеджер несколько раз в день спрашивает команду «уже сделали?», а клиент спрашивает то же у менеджера.
Сталокогда команда завершает задачу или переносит её в другой раздел в Asana, сделка в CRM сама показывает тот же этап, и менеджер отвечает клиенту, не открывая Asana.
04
Комментарий команды попадает в историю клиента
Былодизайнер пишет в задаче «нужен исходник от клиента», а менеджер видит это, только когда догадается открыть Asana.
Сталокомментарий к задаче копируется в историю клиента в CRM с автором и временем, менеджер читает его в привычном месте и сразу просит у клиента файл.
Как это работает технически
Для тех, кто проверяет: каждый пункт ведёт на страницу официальной документации, откуда он взят.
Платформа Asana построена на REST API, компонентах приложений и вебхуках; приложения можно публиковать или строить только для своей организации.
Персональный токен доступа даёт доступ к REST API Asana от имени владельца; для приложений, действующих от имени других пользователей, Asana рекомендует OAuth.
События вебхуков доставляются в среднем быстрее минуты, большинство — в пределах 10 минут; если сервер-получатель не отвечает за 10 секунд, Asana повторяет доставку до 24 часов.
Asana ограничивает, как часто к ней можно обращаться: число запросов в минуту зависит от того, на платном ли тарифе ваш домен Asana, а при превышении Asana отвечает ошибкой 429 и называет, сколько секунд подождать; подключение строится так, чтобы ждать и повторять, а массовые изменения идут порциями. Одновременно в работе может быть не больше 50 чтений и 15 записей, а тяжёлые задания — дублирование проекта, создание из шаблона или экспорт — ограничены 5 одновременными на пользователя, включая те, что этот пользователь запускает в Asana руками. Уведомления от Asana обычно приходят в течение минуты, но Asana строит их по принципу «не более одного раза»: в редких случаях событие может не дойти, и повторить его нельзя, поэтому для изменений, которые нельзя потерять, поверх уведомлений мы добавляем периодическую проверку. Чтобы вообще получать уведомления, подключению нужен свой сервер с публичным адресом, который отвечает за 10 секунд; если он молчит, Asana повторяет сутки и останавливается. Личный ключ доступа действует от имени человека, который его выпустил, поэтому советуем названного пользователя с доступом только к согласованным проектам и регулярный пересмотр выпущенных ключей.
Скриншоты
Проект в Asana в виде списка задач: когда сделка двигается в CRM, здесь появляется такая задача с нужным исполнителем и датой.Источник: asana.com ↗Asana Service: приходит запрос, процесс проходит свои шаги, статус обновляется — те же события мы отражаем в CRM.Источник: asana.com ↗
Как начать
Три шага от первого сообщения до работы над вашим проектом.
01
Оставьте заявку
Опишите задачу в форме — текстом или голосом. Бюджет и сроки — по желанию.
02
Мы разбираем и оцениваем
Разработчик изучает ТЗ, уточняет непонятное и присылает оценку.
03
Начинаем
Как только объём и цена согласованы, начинаем работу.
Нет. Команда остаётся в Asana со своими проектами, досками и таймлайнами; CRM только читает ход задач и комментарии и показывает их на сделке. Единственное, что для них меняется, — новые задачи уже содержат данные клиента и ссылку на карточку, поэтому они перестают спрашивать «для кого это?».
Подключение увидит все наши проекты в Asana?
Оно видит только то, что разрешено пользователю, от имени которого оно входит, поэтому советуем названного пользователя с доступом только к согласованным проектам. Уведомления дополнительно фильтруем до событий, важных для CRM, поэтому подключение слышит только об этих задачах. Любой ключ можно отозвать в настройках учётной записи Asana в любой момент.
Может ли изменение в Asana потеряться по дороге в CRM?
Asana честно говорит, что её уведомления доставляются «не более одного раза»: в редких случаях событие может не дойти, и повторить его нельзя. Поэтому для самых важных полей — завершённая задача, изменённый дедлайн — поверх уведомлений мы добавляем периодическую проверку, и пропущенное событие подхватывается следующим проходом.
Кто главный — Asana или CRM?
Решаем это для каждого поля, а не для системы. Клиент, сделка и согласованный объём живут в CRM и показываются в Asana; ход задач, исполнитель и выполненная работа живут в Asana и показываются в CRM. У каждого поля один дом, поэтому они никогда не спорят.
Расскажите, что нужно подключить
Опишите задачу текстом или голосовым. Мы посмотрим, что у вас есть, и ответим планом.
Asana — товарный знак правообладателя. CoreviaFlow не аффилирована с ним, если не указано иное. Скриншоты взяты из открытых материалов разработчика, источник — под каждым.